Urząd Gminy Ulhówek

Kościelna 1/1, 22-678 Ulhówek

Do podstawowego zakresu działania Referatu Ogólno-Administracyjnego należy:

1. W zakresie spraw organizacyjnych:

1) organizowanie kontaktów Wójta Gminy z organizacjami politycznymi i społecznymi ,przedstawicielami biznesu ,instytucjami i władzami Gminy;

2) przekazywanie właściwym Referatom oraz koordynowanie realizacji zadań wynikających z programów Gminy ,uchwał Rady Gminy ,opinii i wniosków Komisji Rady oraz ustaleń Wójta Gminy;

3) organizowanie prac kontrolnych związanych z realizacją zadań gminy;

4) organizowanie załatwiania skarg i wniosków mieszkańców gminy;

5) organizowanie prac kontrolnych związanych z realizacją instrukcji kancelaryjnej o prowadzeniu dokumentacji w urzędzie i jednostkach organizacyjnych.

2. W zakresie spraw kadrowych:

1) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu Gminy oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych i zakładów budżetowych;

2) prowadzenie spraw z zakresu szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników Urzędu Gminy;

3) prowadzenie kancelarii ogólnej Urzędu Gminy;

4) nadzór i prowadzenie dokumentacji w zakresie praktyk odbywanych przez studentów i uczniów;

5) współpraca z Wojewódzkim i Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie zatrudnionych bezrobotnych;

6) prowadzenie archiwum zakładowego;

7) wykonywanie czynności usługowych związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Urzędu.

3. W zakresie obsługi organów gminy:

1) wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu i Senatu RP, Rady Gminy i samorządu mieszkańców wsi ,oraz innych organów stosownie do obowiązujących przepisów;

2) organizacja i przeprowadzenie referendum;

3) obsługa techniczno-kancelaryjna i biurowa w zakresie zleconym przez Radę Gminy i Komisje Rady Gminy;

4) współudział w organizowaniu spotkań poselskich;

5) współudział z Przewodniczącym Rady Gminy i z Przewodniczącymi właściwych Komisji w zakresie zapewnienia udziału w przygotowaniu projektów uchwał;

6) nadzór nad funkcjonowaniem organów samorządu mieszkańców wsi.

4. W zakresie oświaty i kultury:

1) inicjowanie i koordynowanie zakładania ,prowadzenia i utrzymania szkół podstawowych, przedszkoli i gimnazjów;

2) zapewnianie wspólnie z dyrektorami szkół warunków do pełnej realizacji programu nauczania i wychowania;

3) wykonywanie zaleceń kuratorium wynikających z nadzoru pedagogicznego;

4) przygotowywanie propozycji składu komisji konkursowej na dyrektora szkoły i organizowanie konkursu;

5) prowadzenie postępowania wyjaśniającego na wniosek rady pedagogicznej o odwołanie dyrektora szkoły;

6) organizacja dowozu dzieci do szkół;

7) tworzenie, łączenie, przekształcanie i znoszenie bibliotek;

8) prowadzenie działalności kulturalnej ,współdziałanie ze społecznym ruchem kulturalnym.

5. W zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych:

1) sporządzanie i wydawanie dokumentów tożsamości;

2) prowadzenie ewidencji ludności /meldunki stałe, czasowe, wymeldowania;

3) aktualizacja kart „KOM” oraz współpraca z PESEL-em w zakresie zmian w ewidencji;

4) prowadzenie rejestru wyborców;

5) prowadzenie spraw w zakresie zgromadzeń i zbiórek publicznych.

6. W zakresie spraw wojskowych i obrony cywilnej:

1) prowadzenie czynności związanych z wykonywaniem powszechnego obowiązku obrony oraz współdziałanie z organizacjami wojskowymi;

2) organizacja i przeprowadzanie rejestracji przedpoborowych;

3) wykonywanie zaleceń Szefa Obrony Cywilnej Kraju;

4) kierowanie oraz koordynacja przygotowań i realizacja przedsięwzięć obrony cywilnej;

5) organizowanie i tworzenie formacji samoobrony. Do spraw z zakresu obrony cywilnej używa się symbolu ”OC".

7. W zakresie spraw ochrony przeciwpożarowej:

1) organizowanie Ochotniczych Straży Pożarnych;

2) prowadzenie rejestru Ochotniczych Straży Pożarnych;

3) zapewnianie na terenie gminy zasobów wody do gaszenia pożarów;

4) zapewnienie dla Ochotniczych Strażach Pożarnych:

a) środków alarmowych i łączności,

b) pomieszczeń, wyposażenia, sprzętu, urządzeń przeciwpożarowych, odzieży specjalnej i umundurowania,

c) środków transportowych do akcji ratowniczych i ćwiczeń;

5) organizacja szkoleń i ćwiczeń;

6) organizowanie nadzoru nad ochroną przeciwpożarową w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych;

7) obsługa kancelaryjna i techniczna OSP i Zarządu Gminnego ZOSP RP. Do spraw z zakresu ochrony przeciwpożarowej używa się symbolów „ORG”, PPOŻ”.

8. W zakresie informacji niejawnej:

1) opracowywanie planów ochrony informacji niejawnych w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych;

2) organizowanie szkoleń pracowników mających dostęp do informacji niejawnych;

3) prowadzenie prawidłowej dokumentacji;

4) sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań i przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych;

5) sprawowanie kontroli w zakresie ochrony informacji oraz przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych w Urzędzie Gminy i jednostkach organizacyjnych;

6) współpraca z właściwymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa, bieżąca informacja Wójta o przebiegu tej współpracy;

7) prowadzenie kancelarii Tajnej w Urzędzie Gminy.

9. W zakresie ochrony danych osobowych:

1) organizowanie i prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych w Urzędzie Gminy i jednostkach organizacyjnych w tym:

a) prowadzenie dokumentacji,

b) organizowanie szkoleń i kontroli;

2) zapewnianie należytej ochrony procesu wytwarzania, eksploatacji, ewidencjonowania, obiegu i przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe.

10. W zakresie sportu, kultury fizycznej i turystyki:

1) współpraca z jednostkami działającymi na terenie gminy w organizowaniu imprez sportowo-turystyczno- rekreacyjnych;

2) opracowywanie kalendarza imprez kulturalnych i sportowych na terenie gminy;

3) nadzorowanie działalności klubów sportowych na terenie gminy.

11. Realizacja ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Referat przy znakowaniu spraw używa symboli „OA”.

p. 12

Opis stanowiska:

Stanowisko obejmuje prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej, obsługę ePUAP i e-Doręczeń oraz realizację zadań kancelaryjnych, w tym rejestrację, obieg i wysyłkę korespondencji oraz obsługę poczty elektronicznej.

Ponadto obejmuje prowadzenie rejestrów i ewidencji, obsługę administracyjną urzędu i interesantów, przygotowywanie sprawozdań oraz wykonywanie innych zadań powierzonych przez Wójta.

p. 9

Opis stanowiska:

Stanowisko obejmuje kompleksową obsługę Rady Gminy i jej organów, w tym organizację sesji, prowadzenie dokumentacji, realizację uchwał oraz wsparcie procesów wyborczych i współpracę z sołectwami.

Ponadto obejmuje zadania z zakresu profilaktyki uzależnień i zdrowia publicznego, obsługę zezwoleń na sprzedaż alkoholu, analizę oświadczeń majątkowych, a także różnorodne sprawy administracyjne związane z funkcjonowaniem gminy oraz realizację zadań powierzonych przez Wójta.

p. 15

Opis stanowiska:

Stanowisko obejmuje administrowanie systemami informatycznymi, zarządzanie dostępami i bezpieczeństwem danych, nadzór nad sprzętem oraz wdrażanie i utrzymanie systemów IT w urzędzie.

Ponadto obejmuje wsparcie techniczne pracowników i jednostek, obsługę BIP, ePUAP i poczty elektronicznej, współpracę z dostawcami oraz realizację innych zadań powierzonych przez Wójta.

p. 13

Opis stanowiska:

Stanowisko obejmuje prowadzenie archiwum zakładowego, w tym przejmowanie, ewidencjonowanie, przechowywanie, udostępnianie i brakowanie dokumentacji oraz sporządzanie sprawozdań i kwerend archiwalnych.

Ponadto obejmuje kompleksową obsługę spraw kadrowych i akt osobowych pracowników, ewidencję majątku i ubezpieczeń, przygotowywanie dokumentów pracowniczych i zaświadczeń oraz wykonywanie innych zadań powierzonych przez Wójta.

p. 10

Opis stanowiska:

Stanowisko obejmuje realizację zadań z zakresu obronności, zarządzania kryzysowego i obrony cywilnej, w tym planowanie, koordynację działań, współpracę z instytucjami oraz reagowanie na sytuacje zagrożeń i klęsk żywiołowych.

Ponadto obejmuje nadzór nad ochroną przeciwpożarową i jednostkami OSP, współpracę z organizacjami pozarządowymi, prowadzenie wybranych spraw administracyjnych oraz wykonywanie innych zadań powierzonych przez Wójta.